هنگامی که یک شرکت اهداف استراتژیک خود را مشخص کرد، این سوال مطرح می شود که چگونه آنها را اجرا کند. یکی از ابزارهایی که به حل این مشکل کمک می کند، بودجه بندی است.
تهیه بودجه کمک می کند تا دستیابی به اهداف و مقاصد شرکت را مرحله به مرحله شکسته و بر اجرای آنها نظارت داشته باشد.
- بودجه بندی چیست اهداف و اهداف بودجه ریزی چیست ؟
- چه نوع بودجه هایی وجود دارد؟
- بودجه بندی بر چه اصولی باید باشد ؟
- در بودجه ریزی از چه رویکردها و روش هایی استفاده می شود؟
- نحوه سازماندهی فرآیند بودجه ریزی در یک شرکت
بودجه بندی چیست
بودجه بندی فرآیند تدوین، اجرا، نظارت و تجزیه و تحلیل اجرای بودجه سازمان است. بودجه برنامه ای است از درآمد و هزینه های نقدی یا غیرنقدی که برای مدت مورد نیاز تنظیم می شود.
افق برنامه ریزی بودجه به اهداف بلند مدت شرکت بستگی دارد. بیشتر اوقات ، بودجه برای یک سال تنظیم می شود و به سه ماهه و ماه تقسیم می شود.
بودجه می تواند برای کل شرکت یا برای بخش ها، عملکردها یا محصولات منفرد آن تنظیم شود. به عنوان مثال، ممکن است بودجه درآمد و هزینه یک شرکت، بودجه تولید، یا بودجه فروش وجود داشته باشد.
ترکیب و ساختار بودجه به ویژگی های کسب و کار بستگی دارد و بنابراین برای هر مورد فردی است. در ادامه بیشتر در مورد انواع بودجه و ترکیب آنها صحبت می کنیم .
درک این نکته مهم است که بودجه ریزی یک فرآیند اجباری نیست – شرکت ها آن را داوطلبانه انجام می دهند. اما داشتن بودجه مدیریت کسب و کار را بسیار آسان می کند.
اهداف و مقاصد بودجه بندی
بودجه بندی به پیش بینی عملکرد شرکت کمک می کند. هدف اصلی بودجه ریزی افزایش کارایی شرکت در هر مرحله است.
بودجه های خوب طراحی شده کمک می کند:
- برنامه ریزی و کنترل درآمد و هزینه های شرکت، مناطق یا محصولات فردی آن؛
- توزیع و استفاده مؤثر از منابع – مالی، مادی، نیروی کار؛
- تعهدات شرکت را به موقع انجام دهید – به عنوان مثال، پرداخت با تامین کنندگان، پرداخت وام، مالیات، حقوق کارمندان.
- جلوگیری از شکاف های نقدی – شرایطی که پول کافی در حساب های شرکت برای پرداخت هزینه های جاری وجود ندارد. این ممکن است، برای مثال، هنگام کار بر روی پیش پرداخت یا پرداخت معوق رخ دهد.
- هماهنگ کردن اقدامات بخش های مستقل شرکت؛
- نظارت بر دستیابی به اهداف تعیین شده برای این کار، برنامه های شرکت و اجرای واقعی آنها را با هم مقایسه کنید و دلایل مغایرت آنها را دریابید.
نیاز به مدیریت درآمد، هزینه و جریان نقدی یک شرکت در همان ابتدای فعالیت ظاهر می شود. در حالی که شرکت عملیات زیادی ندارد، اغلب بدون تهیه بودجه خاصی از پس آن بر می آید. به عنوان مثال، مدیر سود مورد انتظار برای هر تراکنش، برنامه دریافت پرداخت ها و پرداخت های حساب ها را در یادداشت می کند یا در یادداشت ها ثبت می کند.
همانطور که شرکت رشد می کند – تعداد عملیات، تعداد پیمانکاران، محصولات و خدمات جدید – نیاز به سازماندهی و سیستماتیک کردن همه این اطلاعات وجود دارد.
برای ادامه توسعه موفقیت آمیز، یک کسب و کار نیاز به برنامه ریزی جریان پول، پیش بینی نتایج عملکرد و تعیین اهداف بلند مدت دارد. بودجه به حل همه این مشکلات کمک می کند.
آموزش در
چه نوع بودجه هایی وجود دارد؟
همانطور که در بالا گفتیم، بودجه می تواند هم برای کل شرکت به عنوان یک کل و هم برای بخش ها، پروژه ها، محصولات و غیره فردی آن تنظیم شود. تمام بودجه ها به دو نوع اصلی تقسیم می شوند:
- بودجه عملکردی یا عملیاتی؛
- بودجه های مالی یا اصلی
بودجه های عملیاتی آنها در شاخص های مالی و / یا فیزیکی – به عنوان مثال، در تعداد محصولات تولید شده – برای هر فرآیند تجاری، نوع محصول، حوزه فعالیت شرکت جمع آوری می شوند.
چنین بودجه هایی شامل بودجه فروش، بودجه تولید، بودجه موجودی، بودجه هزینه نیروی کار، بودجه سرمایه گذاری و بودجه هزینه های مدیریت می شود.
آنها انواع درآمد و هزینه های فردی، پرداخت ها و دریافت های وجوه را نشان می دهند.
بودجه های مالی آنها اطلاعات بودجه های عملیاتی را ترکیب می کنند و عملکرد مالی نهایی کل شرکت را منعکس می کنند.
این بودجه ها عبارتند از:
- بودجه درآمد و هزینه. درآمد، هزینه ها و سود مورد انتظار را نشان می دهد. همه درآمدها و هزینه ها در اینجا بر اساس انواع محصولات، زمینه های فعالیت، انواع درآمد و هزینه ها با سطح جزئیات مورد نیاز گروه بندی می شوند. این بودجه به شما امکان می دهد تا سطح مورد انتظار سودآوری کسب و کار را از قبل تعیین کرده و آن را کنترل کنید.
بودجه درآمد و هزینه به روش تعهدی تهیه می شود. این بدان معناست که تمام درآمدها و هزینه ها بدون توجه به دریافت واقعی وجوه یا پرداخت، در زمان وقوع به آن تعلق می گیرد. بنابراین، استفاده از این فرم بودجه کافی نیست – اطلاعاتی در مورد جریان نقدی واقعی در شرکت و شکاف های نقدی احتمالی ارائه نمی کند. - بودجه جریان نقدی دریافت ها و پرداخت های نقدی مورد انتظار برای تمام فعالیت های شرکت را نشان می دهد. مطابق با برنامه های دریافت ها و پرداخت های شرکت – به عنوان مثال، مطابق با توافق نامه با تامین کنندگان، مشتریان، کارمندان، طلبکاران و الزامات قانون مالیات.
این بودجه به شناسایی دوره هایی کمک می کند که شرکت پولی برای پرداخت تعهدات نخواهد داشت. بر این اساس، مقدار منابع لازم را محاسبه کنید و آنها را از قبل جمع کنید یا آنها را از خارج جذب کنید – به عنوان مثال، به صورت وجوه اضافی از طرف مالک یا وام.
بودجه جریان نقدی به تعادل دریافت‌ها و پرداخت‌ها و مدیریت مؤثر پرداخت بدهی شرکت کمک می‌کند. - تراز پیش بینی این به برنامه ریزی دارایی ها و بدهی های شرکت با در نظر گرفتن مانده های موجود کمک می کند – به عنوان مثال، موجودی ها، مطالبات یا بدهی ها.
علاوه بر این، بسته به امکان تنظیم آنها پس از تصویب، تمام بودجه ها به ثابت، انعطاف پذیر و ترکیبی تقسیم می شوند.
بودجه ثابت بودجه ای است که پس از تصویب آن قابل تغییر نیست. یک بودجه انعطاف پذیر را می توان مطابق با تغییر شرایط عملیاتی شرکت تنظیم کرد.
بودجه ترکیبی رویکردهای ثابت و انعطاف پذیر برای بودجه بندی را ترکیب می کند. این بودجه در ابتدای دوره تعیین می شود، اما می توان آن را به صورت دوره ای تنظیم کرد تا با شرایط جدید سازگار شود.
بیشترین دقت پیش بینی برای بودجه های ترکیبی است. اما نگهداری از آنها نیاز به کار بسیار بیشتری نسبت به حفظ موارد ثابت دارد.
بودجه ریزی بر چه اصولی استوار است؟
صرف نظر از نوع و مقیاس بودجه، آنها باید بر اساس اصول کلی ساخته شوند. این به بهینه سازی کار تیمی و کارآمدتر شدن بودجه بندی کمک می کند.
در اینجا اصول اساسی بودجه بندی آمده است:
وحدت نظام بودجه تمامی بخش‌های شرکت باید از فرم‌های بودجه یکپارچه، طبقه‌بندی و کدگذاری یکپارچه درآمدها و هزینه‌ها و رویکرد واحد برای تشکیل بودجه استفاده کنند.
کامل بودن اطلاعات بودجه باید شامل اطلاعات مربوط به تمام درآمدها و هزینه ها باشد. علاوه بر این، برای ردیابی جهت جریان‌های نقدی و انواع هزینه‌های شرکت، باید جزئیات آنها مشخص شود.
تعادل و کمبود. درآمد و هزینه های شرکت باید متعادل و منطبق با یکدیگر باشد. حجم برنامه ریزی شده هزینه ها نباید از حجم درآمدها تجاوز کند، از جمله تامین مالی اضافی که برای پوشش کسری بودجه لازم است.
ماهیت هدف هزینه ها بودجه بودجه باید دقیقاً برای هدف مورد نظر خود هزینه شود.
اعتبار. داده های برنامه ریزی شده که در بودجه گنجانده می شود باید قابل اعتماد و موجه باشد. این از اختلافات بزرگ با ارقام واقعی جلوگیری می کند.
در بودجه ریزی از چه رویکردها و روش هایی استفاده می شود؟
دو رویکرد اصلی برای سازماندهی فرآیند بودجه وجود دارد: از بالا به پایین و از پایین به بالا. آنها تعیین می کنند که چه کسی در شرکت آماده سازی داده های برنامه ریزی برای بودجه را آغاز می کند.
بالا پایین. در این رویکرد، بودجه ریزی با مدیریت ارشد آغاز می شود. مدیریت ارشد بودجه های تلفیقی را برای کل شرکت ایجاد می کند و سپس آنها را بین مدیران سطوح پایین توزیع می کند. آنها به نوبه خود بودجه های افزایش یافته را به تفصیل بیان می کنند و آنها را به بودجه عملیاتی تبدیل می کنند.
اهداف استراتژیک شرکت بلافاصله مورد توجه قرار می گیرد. این امر زمان تصویب بیشتر بودجه با مدیریت را کاهش می دهد.
اغلب، رویکرد از بالا به پایین در شرکت ها و هلدینگ های بزرگ استفاده می شود.
پایین بالا. با این رویکرد، برعکس، مدیران محلی شروع به بودجه ریزی می کنند. آنها بودجه های عملیاتی دقیقی را برای بخش های خود تهیه کرده و آنها را به مدیریت ارشد ارسال می کنند. مدیریت این بودجه ها را – معمولاً پس از چندین بار تکرار – تأیید می کند و بودجه استراتژیک تلفیقی را برای کل شرکت ایجاد می کند.
رویکرد پایین به بالا مشارکت مدیران سطوح پایین تر را در برنامه ریزی و اجرای بودجه شرکت افزایش می دهد.
روش های بودجه بندی به این بستگی دارد که شرکت ها از چه مبنایی برای تهیه بودجه استفاده می کنند. بیایید در مورد دو مورد اصلی صحبت کنیم – بودجه بندی افزایشی و بودجه بندی “از ابتدا”.
بودجه بندی افزایشی در این رویکرد، نقطه شروع بودجه های جدید، بودجه یا شاخص های واقعی دوره های قبل است. آنها با در نظر گرفتن تغییرات مورد انتظار در کار شرکت تنظیم می شوند. مثلاً با در نظر گرفتن رشد حجم تولید، فروش، قیمت و …. این رایج ترین روش برای توسعه بودجه است.
بودجه بندی از صفر با این رویکرد، بودجه ها از صفر و بدون در نظر گرفتن داده های دوره های قبلی شکل می گیرند. هدف از این روش این است که به تمام شاخص های شرکت (به ویژه هزینه ها) نگاهی انتقادی داشته باشد و فقط مواردی را که شرکت واقعاً به آنها نیاز دارد در بودجه گنجانده شود.
فرآیند بودجه ریزی در شرکت ها چگونه سازماندهی می شود؟
فرآیند بودجه بندی را می توان به شش مرحله تقسیم کرد.
در مرحله اول، مدیریت اهداف استراتژیک شرکت را تعیین می کند و یک برنامه استراتژیک تدوین می کند. در همین مرحله، مراکز مسئولیت مالی تعیین می‌شوند که انواع خاصی از درآمدها و هزینه‌ها را کنترل کرده و مسئولیت تشکیل و اجرای بودجه‌های عملیاتی را بر عهده دارند. به عنوان یک قاعده، اینها بخش ها یا بخش های یک شرکت هستند.
در مرحله دوم، مدیریت ساختار بودجه و سیستمی از شاخص ها را در هر بودجه ایجاد می کند. سپس بودجه های عملیاتی را به مراکز مالی مسئول اختصاص می دهد. در عین حال، توافق بر سر قوانین و دستورالعمل های یکسان برای کار با بودجه مهم است. به این ترتیب همه مراکز مالی رویکرد یکسانی برای ایجاد بودجه خواهند داشت.
در مرحله سوم، مراکز مالی پیش نویس بودجه را تهیه می کنند. هر بودجه می تواند شامل چندین سناریو برای توسعه رویدادها باشد – به عنوان مثال، یک مورد پایه، سناریوهای خوش بینانه و بدبینانه.
در مرحله چهارم، پروژه های تمام شده در جلسه کمیته بودجه مورد بحث و دفاع قرار می گیرند – آنها توجیهی برای تمام درآمدها و هزینه های برنامه ریزی شده ارائه می دهند. در صورت لزوم می توان بودجه ها را برای بازنگری ارسال کرد.
در مرحله پنجم پس از تصویب، بودجه برای اجرا به تمامی بخش‌های مسئول ارسال می‌شود. در طول کل دوره، نظارت بر اجرای بودجه ها مهم است – شاخص های بودجه را با نتایج واقعی مقایسه کنید و انحرافات را تجزیه و تحلیل کنید.
در مرحله ششم، در پایان دوره گزارش، نتایج اجرای بودجه جمع‌بندی و دلایل انحراف مشخص می‌شود. این دلایل در تهیه بودجه برای دوره های بعدی لحاظ می شود.
مدیران و کارکنان تمامی بخش های شرکت درگیر بودجه ریزی هستند. کل فرآیند معمولا توسط مدیر مالی مدیریت می شود.
هنگام تدوین بودجه، مهم است که شاخص های برنامه ریزی شده واقع بینانه و قابل دستیابی باشند. اگر آنها خیلی بالا باشند، این انگیزه بخش های مسئول را کاهش می دهد – آنها چنین شاخص هایی را در شرایط فعلی دست نیافتنی می دانند و حتی برای دستیابی به آنها تلاش نمی کنند. اگر شاخص های برنامه ریزی شده، برعکس، به طور غیرمنطقی پایین باشند، این انگیزه مدیریت را کاهش می دهد – آنها به دنبال بهترین راه حل برای تجارت نیستند.
نکته اصلی در مورد بودجه بندی
- بودجه بندی فرآیند تدوین، اجرا، نظارت و تجزیه و تحلیل اجرای بودجه سازمان است.
- بودجه برنامه مالی یک شرکت است که به صورت پولی و/یا فیزیکی بیان می شود. بیشتر اوقات ، بودجه برای سال تهیه می شود و به صورت فصلی و ماه تقسیم می شود.
- هدف اصلی بودجه ریزی افزایش کارایی شرکت است. بودجه های توسعه یافته به مدیریت شایسته درآمد، هزینه ها و جریان های نقدی کمک می کند.
- بودجه ها به دو دسته عملیاتی و مالی تقسیم می شوند. صورت های عملیاتی انواع درآمد/هزینه ها و جریان های نقدی را برای هر حوزه از فعالیت های شرکت نشان می دهد. بودجه های مالی منعکس کننده عملکرد مالی نهایی کل شرکت به عنوان یک کل است.
- هنگام تدوین بودجه، باید مطمئن شوید که این بودجه مطابق با استراتژی شرکت شکل گرفته و برای رسیدن به اهداف بلندمدت خود تلاش می کند.
- مهم است که اهداف بودجه برنامه ریزی شده واقع بینانه و قابل دستیابی باشد. شاخص های متورم انگیزه مجریان را کاهش می دهد. شاخص های دست کم گرفته شده بر توسعه شرکت تأثیر منفی می گذارد.
ترجمه اختصاصی توسط وبسایت آموزشی عبدالرحیم محمدی نژاد
نویسنده مطلب :نادژدا لبدوا
منبع